Goście: praca z klientem

Gość to osoba spoza twojej organizacji, zwykle po stronie klienta, która pracuje z wami w projekcie. Goście są darmowi i nielimitowani, nie potrzebują hasła i widzą tylko swoje zadania.

Przed pierwszym gościem: akceptacja DPA

Zapraszając gości, twoja firma wprowadza do assign2me dane osobowe swojego klienta. Dlatego przed pierwszym zaproszeniem gościa Administrator akceptuje w aplikacji jednym kliknięciem umowę powierzenia (DPA). Aplikacja zapisuje wersję, datę i osobę, która zaakceptowała, i daje PDF z danymi twojej organizacji. Gdy pojawi się nowa wersja DPA, Administrator akceptuje ją ponownie przed kolejnym zaproszeniem.

Zaproszenie gościa

Gościa może zaprosić każdy członek projektu, z poziomu zadania albo projektu. Wypełniasz jedno pole, e-mail gościa, i wybierasz język gościa, polski albo angielski, niezależnie od języka organizacji.

• Zaproszenie z zadania udostępnia gościowi to zadanie.
• Kolejne zadania udostępniasz przyciskiem Udostępnij klientowi w zadaniu albo w widoku projektu Otwarte punkty z klientem.

Gość widzi też każde zadanie, które jest do niego przypisane.

E-mail gościa nie może być w domenie żadnego członka twojej organizacji, a członek organizacji nie może być jednocześnie jej gościem. Przy takiej próbie aplikacja proponuje zaproszenie tej osoby jako członka. Goście są dla klientów, a nie darmowymi miejscami dla własnego zespołu. Przy więcej niż 5 gościach na płatnego członka Administratorzy widzą przypomnienie, że stali współpracownicy powinni być członkami. Nic nie jest blokowane.

Jak gość się loguje

Gość dostaje mail z linkiem do logowania. Link działa raz i przez 30 minut. Potem gość jest zalogowany do 30 dni bez aktywności. Hasło może ustawić później, ale nie musi. Jeśli gość ma już konto w assign2me jako członek dowolnej organizacji, nie dostaje linku: mail prowadzi go do strefy gościa, gdzie loguje się jak zwykle, hasłem albo kontem Google lub Microsoft. Przy pierwszym wejściu gość akceptuje regulamin i informację o przetwarzaniu danych, i dopiero wtedy widzi zadania.

Jeśli link wygasł, gość podaje swój e-mail na stronie Dla klientów albo w aplikacji i dostaje nowy. Odpowiedź jest taka sama bez względu na to, czy adres ma dostęp, więc formularzem nie da się sprawdzić, kim są twoi klienci.

Co widzi gość

Po wejściu gość widzi jedną listę Czeka na ciebie, pogrupowaną na: czeka na ciebie, w toku u dostawcy i zamknięte. Przy każdym zadaniu jest nazwa firmy i projektu, termin i liczba dni oczekiwania. Gość zaproszony do kilku projektów, nawet przez różne firmy, widzi wszystkie swoje zadania na tej jednej liście. Działa to także na telefonie.

Gość widzi tylko zadania mu przypisane albo udostępnione, z ich komentarzami, plikami i podzadaniami. Gość nie widzi:

• listy członków,
• innych zadań, sekcji ani podsumowań,
• historii projektu ani stanu kodu z GitHuba i GitLaba,
• innych projektów twojej organizacji.

Co może gość

Gość może	Gość nie może
Komentować swoje zadania	Zmieniać terminów (proponuje nowy w komentarzu)
Zamykać własne zadania	Tworzyć zadań dla innych osób
Dodawać pliki i podzadania do własnych zadań	Widzieć ani zmieniać niczego poza swoimi zadaniami

Czeka na klienta, czeka na nas

Każde zadanie może pokazywać, na kogo czeka: na nas, na klienta albo na stronę trzecią, z licznikiem dni w tym stanie obok czasu oczekiwania. Zadanie przypisane gościowi automatycznie „czeka na klienta”. Gdy przypiszesz je z powrotem członkowi, zmienia się na „czeka na nas”. Każda zmiana, ręczna i automatyczna, trafia do historii zadania.

Widok projektu Otwarte punkty z klientem zbiera zadania „czeka na klienta” i „czeka na nas”, od najstarszych. Gość widzi w nim tylko zadania mu przypisane albo udostępnione. To ty decydujesz, które punkty „czeka na nas” zobaczy klient, udostępniając je. Przy takich zadaniach ty i klient widzicie to samo.

Cotygodniowy mail do gościa

Raz w tygodniu każdy gość dostaje mail z zadaniami, które czekają na niego, z liczbą dni, i z zadaniami, które zamknęliście w tym tygodniu. Gość może go wyłączyć jednym linkiem. Gdy nie ma nic do pokazania, mail nie idzie.

Zarządzanie gośćmi

Administratorzy widzą wszystkich gości na jednej liście: e-mail, projekty, data zaproszenia i ostatnie wejście. Usunięcie gościa z projektu odbiera mu dostęp przy następnym żądaniu. Archiwizacja projektu kończy dostęp jego gości.

Goście nie są członkami: nie są rozliczani i nie liczą się w podsumowaniach zespołu (Rozliczenia). Pliki dodane przez gości liczą się do limitu 2 GB załączników organizacji, 25 MB na plik.

Ochrona danych

Twoja firma jest administratorem danych osobowych swoich gości, a assign2me przetwarza je na jej zlecenie na podstawie DPA. Więcej w RODO i dane oraz w Polityce prywatności.